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DATENSCHUTZINFORMATION FÜR BEWERBER*INNEN


Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns besonders wichtig. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten deswegen ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO") des österreichischen Datenschutzgesetzes („DSG") und aller weiteren maßgeblichen Gesetze, insbesondere des Arbeitsvertragsgesetzes („ArbVG"). Im Folgenden findest du genaue Informationen darüber, wie wir deine Daten verwenden, wenn du dich bei uns bewirbst.

  1. Verantwortliche

woom GmbH
Inkustraße 1-7, Halle Nr. 14, Top 5, 3400 Klosterneuburg
Telefonnummer: +43 2243 23923
Email: [email protected]

(nachfolgend „woom", „wir", „uns")

Es wurde mangels Verpflichtung kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Für Fragen steht dir aber gerne Kristin Thomseth ([email protected]) zur Verfügung. 

  1. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf Grund welcher Rechtsgrundlage
    1. Verarbeitete Datenkategorien

Verarbeitet werden die folgenden von der Bewerberin bzw. vom Bewerber selbst bekanntgegebenen Datenarten: 

  • Stammdaten (Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
  • freiwillige Angaben, wie Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die du uns in deiner Bewerbung freiwillig mitteilst oder freiwillig hochlädst
  • von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z. B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
  • die Kommunikation zwischen dir und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge deines Bewerbungsprozesses über dich verfasst werden
  • weitere Daten / Datenkategorien, wie öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z. B. ein Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn 
  • besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern du in deinen Bewerbungsunterlagen Angaben machst, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z. B. Angaben, die Rückschlüsse auf deine sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu deiner Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf deine ethnische Herkunft oder deine Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.


  1. Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Wir verarbeiten diese Daten zur Bearbeitung deiner Bewerbung und der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also im Rahmen der Anbahnung eines Dienstvertrags. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch bist du verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, wenn du uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellst, können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen.

Der Umfang der Datenverarbeitung richtet sich insbesondere nach der jeweils zu besetzenden Position. 

  1. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Wenn du uns die betreffenden Informationen bekannt gibst und deine Einwilligung erteilst, verarbeiten wir auch dein Glaubensbekenntnis (um bestimmte Freistellungansprüche bearbeiten zu können), deine Gewerkschaftszugehörigkeit (zur Abfuhr der Beiträge) sowie Daten in Zusammenhang mit COVID-19 (z. B. Impf- oder Genesenen-Status) im Rahmen der Speicherung deiner Bewerbungsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum (Aufnahme in den Bewerber*innenpool, Speicherung über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren).

Sofern wir Datenverarbeitungen auf deine Einwilligung stützen, hast du das Recht, deine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richtest du z. B. per E-Mail an [email protected]. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung deiner Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Deine Einwilligung ist jeweils freiwillig und jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufbar.

  1. Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir deine Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn deine Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Außerdem ist ein automatischer Workflow zur Erinnerung der Bewerber*innen eingerichtet, falls der Bewerbungsprozess nicht abgeschlossen wurde. In dem Fall erhältst du eine Erinnerung an die im Bewerbungsprozess angegebene E-Mail-Adresse. Dies geschieht auf Basis des berechtigten Interesses, den Bewerbungsprozess aktuell zu halten und gegebenenfalls abzuschließen. 

  1. Feedback-Fragebogen

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeberin zu verbessern, bieten wir dir die Möglichkeit an, dein persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir dir an die von dir angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn du an der Umfrage freiwillig teilnimmst und den Fragebogen ausfüllst, erfolgt die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen. Hierzu wird von unserem Dienstleister Prescreen (siehe Punkt 4) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung, auf die du dich beworben hast, erfasst. Diese Informationen werden anschließend an die kununu GmbH und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung deines Namens veröffentlicht. Kununu kann keinen Bezug zu deiner Person herstellen. Bitte beachte aber, dass möglicherweise Dritte, z. B. dein*e Arbeitgeber*in, dich aufgrund der von dir angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.

  1. Keine automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Du unterliegst keinen automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Wir führen auch keine Profiling-Maßnahmen durch.

  1. Was passiert, wenn du deine Online-Bewerbung unterbrichst?

Das Erstellen deiner Online-Bewerbung kannst du jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an jobbase.io statt, d. h. von dir bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in jobbase.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn du deine Bewerbung unterbrichst und/oder nicht abschließt. In diesem Fall wird deine Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.

Deine Daten, die du im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben hast, kannst du in deinem Kandidaten*innenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.

Sofern du in deinem Kandidaten*innenprofil keine weiteren Änderungen vornimmst, beispielsweise eine laufende Bewerbung abschließt, eine neue Bewerbung startest oder die Daten einer bestehenden Bewerbung änderst, werden deine Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Du selbst kannst für dein Kandidaten*innenprofil und deine Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nachdem das Löschbegehren gestellt wurde, wirst du über das genaue Löschdatum informiert und deine Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.

  1. Externe Empfänger*innen von Daten

Wir überlassen deine personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, an folgende externe Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter*innen):

  • Bewerber*innenmanagement- und E-Recruiting-Dienstleister (z. B. Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien);
  • IT-Dienstleistungsunternehmen (Systembetreuung) und/oder Anbieter*innen von Datenhosting oder Datenverarbeitung oder ähnlichen Diensten inklusive Mobilfunkbetreiber;
  • sonstige Dienstleistungsunternehmen, Anbieter von Softwarelösungen und Tools (z. B. Newsletterversand, Umfragetools, Marketingdienstleister usw.), die uns ebenfalls bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen und in unserem Auftrag tätig werden.

Alle unsere Auftragsverarbeiter*innen verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen für die Erbringung der oben genannten Leistungen.

Außerdem übermitteln wir personenbezogenen Daten soweit erforderlich an folgende Empfänger*innen: 

  • an etwaige Dritte, die an der Erfüllung unserer Verpflichtungen dir gegenüber mitwirken (etwa zur Lohn-, Gehalts- und Entgeltverrechnung an Banken, Personalverwaltung oder Pensions- oder Mitarbeiter*innenvorsorgekassen);
  • an sonstige externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (z. B. Wirtschaftsprüfer*innen, Pensions- und Vorsorgekassen, Versicherungen, Rechtsvertreter*innen im Anlassfall, Arbeitsmarktservice, Gewerkschaft, weitere an der Erfüllung des Vertrages mit dem Betroffenen bzw. der Erbringung der Leistungen des Verantwortlichen an den Betroffenen mitwirkende und sonst im Arbeitsverhältnis involvierte Dritte, z. B. Reisebüros, Online-Buchungsportale, Veranstalter*innen von Events, Messen und Tagungen, Versicherungen, Steuerberater*innen, Betreiber*innen der IT-Infrastruktur etc.);
  • an Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen im gesetzlich verpflichtenden Ausmaß (z. B. Sozialversicherungsträger, Arbeitsinspektorat und Arbeitsmarktservice, Finanzbehörden, Lehrlingsstellen und Berufsschulen, Bundessozialamt, Arbeiterkammer, Datenschutzbehörde etc.).

Wir können Mitarbeiterdaten an Dritte weitergeben, die alle oder im Wesentlichen alle Vermögenswerte, Anteile und/oder das Geschäft des Unternehmens, für das du arbeitest, erwerben oder an das wir sie übertragen. Sollte ein solcher Verkauf oder eine solche Übertragung stattfinden, werden wir angemessene Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass der Empfänger deiner Mitarbeiterdaten diese in einer Weise verwendet, die im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung steht.

Sofern wir Daten in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage ausdrücklicher Einwilligungen, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Wir haben geeignete und angemessene Garantien implementiert, um die Weitergabe von Daten in das jeweilige Drittland datenschutzkonform auszugestalten (z. B. Angemessenheitsbeschlüsse, Binding Corporate Rules oder Abschluss von Standarddatenschutzklauseln). Auf Anfrage übermitteln wir eine Kopie dieser geeigneten Garantien, sofern wir deine Daten in Drittländern verarbeiten bzw. verarbeiten lassen.

  1. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. 

Rechtsgrundlage Vertragsbeziehung: Bewerber*innendaten werden nach spätestens sieben Monaten bei Nichtübernahme in ein Dienstverhältnis gelöscht, sofern keine gesonderte Einwilligung zur längeren Evidenzhaltung vorliegt (bis dahin werden sie zur Abwehr etwaiger Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) aufbewahrt).

Rechtsgrundlage Einwilligung: Soweit du deine Einwilligung zur längeren Evidenzhaltung (im Bewerber*innenpool) erteilt hast, speichern wir deine Daten für die Dauer, für die du eine Einwilligung erteilt hast.

Daten können im Anlassfall über die angegebenen Fristen hinaus gespeichert werden, sofern sie für die Geltendmachung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche erforderlich sind. Diese Speicherung erfolgt auf Basis berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Solltest du deine Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d. h. deine Daten und deinen Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht. Du selbst kannst dein Kandidaten*innenprofil und deine Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.

  1. Rechte der/des Betroffenen

Du hast das Recht, Informationen auf klare, transparente und leicht verständliche Art und Weise darüber zu erhalten, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten sowie über deine Rechte als Betroffene*r (Art. 13f DSGVO). Weiters hast du das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und in welchem Umfang personenbezogene Daten von dir verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Du hast außerdem das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, deren Vervollständigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung zu verlangen, sofern die in Art. 17 Abs 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.

Du hast das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art. 18 Abs 1 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind, sodass wir diese nur mehr speichern, nicht jedoch nutzen oder verarbeiten dürfen. Außerdem hast du das Recht, gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf der Grundlage des überwiegenden berechtigten Interesses Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Darüber hinaus hast du das Recht, die bekannt gegebenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO), und das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit der Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 DSGVO).

  1. Beschwerderecht

Du hast das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
A-1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: [email protected]

Bevor du dich aber mit einer Beschwerde an die Behörde wendest oder im Falle von Fragen zum Datenschutz, kannst du dich jederzeit an uns unter den oben unter Pkt. 1 angegebenen Kontaktdaten wenden.

  1. Datenschutzerklärung seitens Prescreen

Für die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen ist nicht die woom GmbH verantwortlich, sondern die Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien („Prescreen"). Bei datenschutzrechtlichen Fragen an Prescreen wende dich bitte an [email protected].

a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten

Beim Zugriff auf die Domain jobbase.io übermittelt dein Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von Prescreen erfasst:

  • Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
  • Browsertyp / -version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • URL der zuvor besuchten Webseite,
  • übertragene Datenmenge,
  • anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht,
  • Name der abgerufenen Dateien,
  • http-Status-Code (z. B. „Anfrage erfolgreich"),
  • URL der aufgerufenen Webseite,
  • und Zugriffsart (GET, POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von Prescreen für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

b) Cookies

Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Online-Bewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um dir diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Folgende Cookies werden durch Prescreen genutzt:

AnbieterCookieZweckDauer der Speicherung
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Stand: Februar 2022