Im Gespräch mit Senior IT-Projektmanager José

Sarah Schwarz
Sarah Schwarz

In unserer Interview-Reihe stellen wir woom Mitarbeiter*innen und ihre Aufgaben vor. Dieses Mal gibt uns unser Senior IT-Projektmanager José Einblicke in seine Arbeit.

Der gebürtige Spanier und zweifache Papa ist seit 2019 bei woom beschäftigt und als Senior IT-Projektmanager sozusagen die menschliche Schnittstelle zwischen Anwendungsentwicklung und Anwender*innen. Im Video-Interview erzählt er uns, an welchen Projekten er gerade arbeitet, wie er zu woom gekommen ist und was ihn zum Strahlen bringt. 


Wie würdest du deine Tätigkeit in einem Satz beschreiben?

Wie ein Scharnier bringe ich die richtigen Leute zusammen, die dann individuelle Lösungen für spezifische Aufgaben kreieren – und das Ganze on time! 


Was macht deiner Meinung nach gute IT-Projektmanager*innen aus?

Ein wichtiger Teil unserer Arbeit ist zuhören und nachfragen. Denn in IT-Projekten kommen meist Fachabteilung, IT-Abteilung und externe Partner zusammen – sie sprechen aber nur bedingt dieselbe Sprache. Gute Projektmanager*innen schaffen Klarheit, indem sie Dinge und Begriffe hinterfragen, auf Anforderungen hinweisen, Zusammenhänge oder Widersprüche aufzeigen und schließlich die wesentlichen Bedürfnisse und Motive in die Sprache des Gegenübers übersetzen. So können Missverständnisse ausgeräumt werden.


Was bedeutet Radfahren für dich? 

Früher als ich noch in Spanien lebte, habe ich das Fahrrad als Verkehrsmittel genutzt. Es war für mich einfach ein Rahmen mit zwei Rädern, ein Alltagsgegenstand. Als Vater habe ich das Fahrrad dann von einer anderen Seite kennengelernt: Radfahren bringt meine Kinder zum Strahlen, und diese Begeisterung ist einfach ansteckend. Dieselbe Leidenschaft und Begeisterung für das Radfahren begegnet mir jetzt in meiner Arbeit bei woom und bei den Kolleg*innen, die hier an den Produkten arbeiten.


Wie bist du zu woom gekommen und warum?

Ein früherer Arbeitskollege hat mir nach seinem Wechsel zu woom erzählt, dass dort ein*e IT-Projektmanager*in gesucht wird. Die Stelle hat mich direkt angesprochen, und so habe ich mich beworben: Hier bin ich!


An welchen Projekten arbeitest du derzeit? 

Ein Projekt, das mich gerade beschäftigt, ist die Konzeption einer Schnittstelle für unsere externe Kommunikation. Hier geht es zum Beispiel darum, Abläufe zu definieren und zu optimieren, indem wir sie möglichst transparent für alle Akteur*innen gestalten, und somit Fristen und Verträge mit externen Partnern eingehalten werden können. Ein zweites Projekt betrifft das zentrale Kommunikationstool unseres Unternehmens. Wir sind gerade dabei, zwei Workspaces – einen in den USA und einen in Europa – zu verheiraten.


Gibt es einen typischen Arbeitstag?

Nein, den gibt es nicht. IT-Projektmanagement ist sehr abwechslungsreich: Alle paar Tage warten neue Aufgaben auf mich. Außerdem ist jedes Projekt unterschiedlich und erfordert eine andere Strategie. Meine Aufgabe ist es, die weiteren Schritte im Projekt gut durchzudenken – manchmal verbringe ich mehrere Stunden damit, und dann ist das eigentliche Problem in zehn Minuten gelöst. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Kommunikation: Darum habe ich viele Meetings, die ich gut vor- und nachbereite, d.h. sie beginnen immer mit einer klaren Agenda und enden mit einem Protokoll – was Protokolle angeht, bin ich wirklich ein kleiner Monk. Die Besprechungen selbst versuche ich, möglichst produktiv zu gestalten – meistens findet ein Brainstorming statt, um allen Teilnehmenden die Gelegenheit zu bieten, spontane Ideen einzubringen … Das finde ich extrem wichtig.


Wie groß ist euer Team? Wie setzt sich euer Team zusammen? 

Im IT-Team sind wir momentan zu neunt – fünf Männer, vier Frauen aus sechs Ländern: Österreich, Deutschland, Tschechien, Indien, Iran und natürlich Spanien. ;)  


Wie läuft die Zusammenarbeit im Team und abteilungsübergreifend? Arbeitest du auch mit externen Partnern?

Seit Beginn der Pandemie arbeiten wir viel stärker remote. Für den informellen Austausch mit Kolleg*innen sowie mit vielen externen Partner*innen nutzen wir das Online-Tool Slack. Projekte lege ich in unserem Projektmanagement-Tool an.

Ja, ich bin tatsächlich täglich mit externen Partnern in Kontakt – telefonisch oder Face to Face per Video-Call. Bei ausgewählten Projekten lade ich gerne zu Standup-Meetings ein … ich entscheide immer projektbezogen, was am meisten Sinn ergibt.

Durch Corona ist der spontane, informelle Austausch an der Kaffeemaschine natürlich schwieriger geworden. Das versuchen wir durch kurze Online-Treffen zu kompensieren. Und in unserem IT-Team findet einmal pro Woche ein virtueller Team Coffee statt, wo wir über alles reden, außer über die Arbeit. 


Was gefällt dir besonders gut am IT-Projektmanagement bei woom? 

Klare Sache: die Vielfalt der Projekte. Die IT-Projekte selbst sind sehr abwechslungsreich, da eigentlich immer andere Fachabteilungen involviert sind. Daneben koordiniere ich immer wieder Projekte aus anderen Abteilungen, wodurch ich interessante Einblicke in viele verschiedene Unternehmensbereiche erhalte und laufend Neues dazu lerne. 


Als IT-Projektmanager bist du Koordinator, Experte und Stratege in einem – kurz ein Allround-Talent. Was macht Projektmanagement im IT-Bereich besonders herausfordernd? 

(lacht und wird rot) Die Anforderungen zu sammeln – das ist so wichtig wie kompliziert. Zuerst muss ich die richtigen Personen an Bord holen und ihnen dann die richtigen Fragen stellen. Denn nichts ist selbstverständlich, nichts ist logisch. Und nicht jede*r Mitarbeitende besitzt das technische Know-how, um mögliche Konsequenzen abzuschätzen – ich sage gerne: Be careful what you wish for! 


Welche Auswirkungen hat die Internationalisierung von woom auf die IT und deine Projekte?

Es werden zunehmend mehr Ressourcen benötigt. In Bezug auf die IT bedeutet das zum Beispiel neue Software-Tools und Schnittstellen, mehr Sprachen, Währungen und mehr Menschen, natürlich! Um den komplexer werdenden Arbeitsalltag zu erleichtern, versuchen wir künftig agiler zu arbeiten.


Das ist ein gutes Stichwort! Scrum, Wasserfall oder mit welchen Methoden arbeitest du?

Nach Wasserfall, aber die Tendenz geht heute in Richtung hybridem Projektmanagement. Mittel- bis langfristig möchten wir auch Scrum anwenden – doch den Scrum-Prozess in die Praxis umzusetzen, erfordert Zeit und eine Veränderung der Mentalität. Daher ist meiner Meinung nach der hybride Ansatz kurzfristig die beste Wahl. 


Welche Ausbildung hast du absolviert? Hast du studiert und falls ja, was? 

Ich habe einen Master in Ingenieurwesen mit Spezialisierung auf Automatisierung. Schon bevor ich bei woom begann, war ich in unterschiedlichen Rollen in Projekte involviert, zum Beispiel als Projektingenieur und Projektentwickler. Als ich dann die Gelegenheit bekam, ins Projektmanagement hineinzuschnuppern, fand ich schnell Gefallen daran. So habe ich dann die Ausbildung zum PMP® (Project Management Professional) gemacht. 


Muss man als IT Projektmanager eigentlich programmieren können? Und wie schätzt du deine Programmierkenntnisse ein? 

Ich habe selbst in der Vergangenheit programmiert und Codeanalysen inklusive Trouble-Shooting gemacht. Programmierkenntnisse sind kein Muss, aber es ist sicherlich hilfreich, wenn man als IT-Projektmanager*in zumindest ein Grundverständnis davon hat, wie Entwickler*innen arbeiten. So kann man sich einfach besser hineinversetzen und einschätzen, ob und mit welchem Aufwand eine bestimmte Lösung möglich ist. 


Bist du Team Open Source oder lizenzierte Produkte?

50/50 würde ich sagen, wobei ich mich hier auf die Einschätzung im Team verlasse und mich klar an den Bedürfnissen der Entwickler*innen orientiere.