„Ich dachte anfangs, IT sei ein Berufsfeld bloß für Männer“ Interview mit woom IT-Chefin Sabine

 Sabine Engelmann ist Director of IT beim Kinder- und Jugendfahrradhersteller woom.

Anfang Februar hat woom ein neues Enterprise-Ressource-Planning-System eingeführt. Was hat das für dein IT-Team bedeutet?

Wir haben bei der Einführung des neuen ERP-Systems eine riesengroße Verantwortung getragen. Es hat sich nämlich in Wirklichkeit nicht bloß um ein reines IT-Projekt gehandelt. Das war ein mehrjähriges Businessprojekt, das die gesamte Organisation verändert hat.

Als IT-Team mussten wir uns einerseits um die technischen Anforderungen kümmern. Andererseits war es unsere Aufgabe, alle woomster, die mit dem ERP-System arbeiten, abzuholen und zu involvieren.

In der Praxis bedeutet das, dass wir mit unserem Projekt eigentlich so gut wie jeden Prozess im Unternehmen auf eine neue Grundlage gestellt haben. 

Das klingt nach einer ziemlichen Herausforderung!

Oh ja! Ende Januar haben wir das alte System, mit dem wir bisher unsere Kinderräder bestellt und verschickt haben, für ein paar Tage in den Ruhezustand versetzt. Eine Woche lang hat kein Rad unser Lager verlassen.

Danach haben wir die Daten vom alten System ins neue kopiert. Erst als das vollständig geklappt hat, haben wir das neue System in Betrieb genommen. Das war nicht nur für die IT, sondern für das ganze Unternehmen herausfordernd.

Bei woom ist fast alles in der Cloud – auch das neue ERP-System?

Ja, auch damit sind wir in der Cloud. Schätzungsweise arbeitet woom somit zu 95 Prozent cloud-basiert.

Für welches ERP-System hat sich woom entschieden?

Dynamics 365 von Microsoft. Das hat einfach gut gepasst.

Warum hat woom ein neues ERP-System gebraucht?

Zum einen hatten wir an unseren beiden Standorten in Österreich und den USA zwei unterschiedliche Systeme, die nicht miteinander verbunden waren. Das System in Österreich war dabei sehr stark „customized“ – also an woom als mittelständisches Unternehmen angepasst.

Das hätte uns am weiteren Wachstum gehindert.

Zum anderen waren unsere Finanz- und Controllingprozesse weder im österreichischen, noch im US-amerikanischen ERP-System abgebildet. Uns fehlte also manchmal notwendiges Wissen, was für ein Unternehmen mit einem gewissen Risiko behaftet ist.

Auf den Punkt gebracht haben wir mit dem neuen ERP-System eine einheitliche und gemeinsame Datenbasis angestrebt. Damit wir Transparenz haben und datengetriebene Entscheidungen treffen können.

Was verbessert sich für unsere Kund*innen, Händler*innen und die woomster selbst?

Unser Kundenservice-Team kann dank der besseren Datentransparenz zielgerichteter kommunizieren. Die Kundenpflege wird dadurch auf ein höheres Level gehoben. Hinzu kommt eine verbesserte Termintreue, was unsere Kund*innen sicher freuen wird.

Für unsere Händler*innen gelten diese Punkte ebenfalls. Zusätzlich bieten wir ihnen einen modifizierten B2B-Shop, mit dem sie unsere Produkte ganz einfach online bestellen können.

Und wir woomster bekommen durch das integrierte und zentralisierte System einen super Gesamtüberblick. Das ermöglicht uns, schneller auf Unterbrechungen der Lieferkette zu reagieren, Fehler zu minimieren und Prozesse zu optimieren.

Wie lange hat das gesamte Projekt gedauert?

(Lacht). Der offizielle Kick-off war am 15. September 2021. Und der Go-Live war am 1. Februar 2023. Nach meiner Rechnung sind das siebzehneinhalb Monate. In der Planung war das Projekt aber schon länger.

Anfang 2021 hat woom gewusst, dass wir ein neues ERP-System brauchen. Als ich im Juni zu woom gekommen bin, ist es daher Schlag auf Schlag gegangen. Am 4. Juni 2021 – an meinem vierten Arbeitstag – habe ich den ersten Projektplan für die ERP-Migration abgegeben.

Wie viele Leute und Abteilungen haben an dem Projekt mitgearbeitet?

Das Projektteam ist stetig gewachsen, so wie auch woom stetig gewachsen ist. Jetzt zum Go-live bestand das Team schließlich aus 85 Personen. Das ist rund ein Drittel aller woomster!

Und bezüglich Abteilungen – da müsstest du eigentlich fragen, wer nicht dabei war (lacht). Kundenservice, Supply Chain, Sales, Lager, Logistik, Finanz, Controlling, E-Commerce, natürlich die IT – alle waren involviert.

Und welche Abteilungen waren nicht involviert?

(Lacht). Also die Produktentwicklung und das Design-Team waren nicht dabei. Und das Marketing auch nicht – bei der zukünftigen Weiterentwicklung werden jedoch alle Abteilungen eine Rolle spielen.

Auf welche Weise wurden die anderen Abteilungen einbezogen?

Das ganze Projekt war in drei Phasen unterteilt. In der ersten Phase – der Analysephase – haben wir mit den Abteilungen Workshops durchgeführt. Dort haben wir ihre Prozesse end-to-end sowie crossfunktional analysiert.

Einfach ausgedrückt wollten wir herausfinden, wie woom arbeitet und ob die Standardversion von Dynamics 365 zu unserer Arbeitsweise passt. Dabei wurden notwendige Anpassungen ersichtlich.

In der zweiten Phase haben wir diese Anpassungsanforderungen umgesetzt. Darum heißt sie Implementierungs- oder Build-Phase. Danach waren die woomster wieder an der Reihe und haben das modifizierte System für uns getestet, mithilfe sogenannter User Acceptance Tests.

Wer hat diese Anpassungen programmiert?

Wir hatten einen guten Implementierungspartner. Dieser hat unsere Anforderungen aufgenommen und Dynamics 365 an unsere Bedürfnisse angepasst. Zum Beispiel hat er unseren Onlineshop direkt ans ERP-System angebunden.

Und nach den erfolgreichen User Acceptance Tests?

Zuletzt kam die Release- oder Go-live-Phase. Dabei haben wir abschließende Testläufe durchgeführt, also den Go-live simuliert und die Daten validiert. Als alle Abteilungen zufrieden waren, haben wir mit dem Umsetzungsplan begonnen – dem Cut-over.

Zum nächsten Monatsanfang, dem 1. Februar 2023, sind wir dann mit Dynamics 365 live gegangen. Das heißt, wir haben die Schnittstellen zu unserem Onlineshop geöffnet. Ab diesem Moment gab es kein Zurück mehr.

Warum ist das ein Point of no Return?

Wenn wir ein Kinderrad über den Onlineshop verkaufen, können wir diese Transaktion im ERP-System nicht mehr wirklich rückgängig machen – oder nur mit viel Aufwand. Wir mussten uns beim Öffnen der Schnittstellen also sicher sein, dass das neue System funktioniert. Und das hat es.

Was hat woom bei diesem Projekt anders gemacht als andere Unternehmen? 

Die Projektmethode und das Testmanagement-Konzept waren sehr stimmig. Aber was wir vor allem gemeistert haben, war die Durchführung des Projekts bei gleichzeitigem Unternehmenswachstum.

Neue Lagerorte sind hinzugekommen. Außerdem haben neue woomster zu arbeiten begonnen, auch innerhalb meines Teams. Diese Teammitglieder mussten sich im Unternehmen zurechtfinden, Prozesse lernen und gleichzeitig ein ERP-System mitbestimmen. Hut ab vor dieser großartigen Leistung!

Welche Hindernisse habt ihr im Laufe des Projekts überwunden?

Es war nicht ganz einfach, den richtigen Implementierungspartner zu finden. Das hat uns zeitlich ein Stück weit zurückgeworfen.

Außerdem standen wir mit unserem ERP-Projekt in Konkurrenz zum Tagesgeschäft. Unsere Kolleginnen und Kollegen waren ja mit ihren täglichen Aufgaben ausgelastet und mussten Zeit für unser Projekt finden.

Wir setzten uns also ehrgeizige Ziele. Aber am Ende des Tages haben wir alle Probleme gelöst und unsere Ziele erreicht.

Habt ihr im Büro oder im Homeoffice gearbeitet?

Das Projekt fand anfangs während der Pandemie statt. Unsere Meetings haben also vornehmlich remote stattgefunden. Entweder weil gerade ein Lockdown war, oder wir  niemanden gefährden wollten.

Außerdem haben wir das Projekt länderübergreifend organisiert. Unsere nachmittäglichen Meetings mit den woomstern in den USA fanden natürlich online statt.

So oft es ging, haben wir aber versucht, uns gemeinsam im Büro zu treffen. Das ist eine schöne und effektive Form der Zusammenarbeit, die ich nicht missen möchte.

Gab es auch Streit während des Projekts?

Selbstverständlich ist es hin und wieder zu Konflikten gekommen. Meistens war der Grund dafür eine unterschiedliche Erwartungshaltung. Aber ich finde, das ist nichts Spezifisches für unser Projekt. Unterschiedliche Erwartungshaltungen begleiten uns ganz allgemein durchs Berufsleben. Damit müssen wir umgehen lernen.

Wie hast du als Führungskraft diese Konflikte gelöst?

Ich habe versucht, Raum für andere Ideen zu machen und alternative Umsetzungsmöglichkeiten zuzulassen. Anders ausgedrückt, habe ich so weit wie möglich Verantwortung abgegeben und meinem Team vertraut.

Was macht für dich gutes Leadership aus? 

Das Delegieren von Verantwortung. Das Erlauben von Fehlern. Strategisches Denken und Handeln. Außerdem müssen sich Führungskräfte der eigenen Persönlichkeit bewusst sein, die eigenen Fehler und Schwächen kennen sowie empathisch und authentisch sein.

Wann hast du begonnen, dich für Computer zu interessieren?

Das fing schon früh an. Sie haben mich von Kindheit an fasziniert. Immer wenn sich die Gelegenheit ergeben hat, habe ich schon am Computer gesessen.

Als Teenagerin stand sogar einmal ein Computer auf dem Wunschzettel an Weihnachten. Ich habe aber keinen eigenen bekommen. Stattdessen lag ein E-Piano für mich unter dem Weihnachtsbaum. (lacht)

Bist du Gamerin oder bist du es gewesen?

Ich spiele gerne Computerspiele, aber nicht übermäßig viel. Dafür habe ich eigentlich auch keine Zeit. (lacht) Außerdem hat mich immer mehr fasziniert, wie man Programme selber schreibt, einen Datenfluss definiert oder eine Programmlogik definiert. Darum hat mein Berufsweg auch im Bereich Softwareentwicklung gestartet.

Wie viele Programmiersprachen sprichst du?

Ich habe im Rahmen meines Studiums mehrere gelernt, unter anderem C++, Assembler und Java. Meine Hauptsprache ist jedoch C#. Wenn man eine Programmiersprache kann, fällt es ziemlich einfach, eine neue zu lernen.

War deine Karriere in der IT vorgezeichnet?

Ich hatte in der Schule zwar schon die ersten Programmierkurse. Trotzdem hatte ich damals das Bild, dass die IT ein Berufsfeld für Männer ist. Darum habe ich zuerst Germanistik studiert.

Glücklicherweise habe ich mich nach einiger Zeit aber getraut, mich umzuentscheiden. Ich habe von der Germanistik zur Informatik gewechselt und sofort gewusst, dass das meine Berufung ist.

Gab es einen Auslöser für den Studienwechsel?

Im Germanistikstudium hat mir die anwendbare Logik gefehlt. Nur im Fach Althochdeutsch haben Muster und Algorithmen eine Rolle gespielt, das war mir jedoch zu wenig.

Mit dem Studienfachwechsel bin ich ein Risiko eingegangen. Mein Umfeld hat mir auch stark davon abgeraten. Aber heute bin ich sehr froh darüber, dass ich meine Liebe zur Literatur zum Hobby gemacht habe.

Wie bist du zu woom gekommen und was gefällt dir hier? 

Ein Geburtstagsgruß auf LinkedIn hat mich zu woom geführt. Ein ehemaliger woomster hat mir damals gratuliert, woraus ein Gespräch entstanden ist. Wir haben uns ein bisschen ausgetauscht, und er hat gesagt, dass in der IT bei woom gerade eine Position offen sei.

Er hat mich dann einfach gefragt, ob ich prinzipiell Interesse hätte.

Zuerst habe ich Nein gesagt. Ich lebe in Deutschland und konnte es mir nicht vorstellen, regelmäßig nach Österreich zu pendeln. Aber dann habe ich mehr von der Aufgabe erfahren. Die Stelle hat mich zunehmend gereizt.

Es ist mir wichtig, dass meine Arbeit sinnvoll ist. Außerdem bewege ich gern Dinge. Und woom konnte mir beides bieten. Zusätzlich fand ich das Produkt großartig, weshalb ich schlussendlich Ja gesagt habe. Die Entscheidung habe ich keine Sekunde bereut.

Wie geht es nun mit der IT von woom weiter?

Wir haben viel zu tun. (lacht) Es gibt bereits neue Anforderungen an das neue ERP-System. Und in nächster Zeit werden wir noch weitere Systeme einführen, zum Beispiel ein CRM*- oder ein Product-Lifecycle-Management-System.

Dann sind da noch diverse Dinge aus der Start-up-Zeit, die wir aufräumen müssen. Im Wesentlichen geht es dabei um digitale Transformation und den Aufbau einer „State-of-the-Art“-IT mit einem guten IT-Sourcing-Mix. Also wie wir intern und extern den laufenden Betrieb sicherstellen und weiterentwickeln.

Übrigens sind noch nicht alle Stellen bei uns besetzt. Recruiting steht dementsprechend weit oben auf meiner Prioritätenliste.

_{*CRM steht für Customer-Relationship-Management.}

Was bedeutet Radfahren für dich? 

Da fallen mir viele Stichworte ein: umweltfreundlich, klimaschonend, gesund und geräuscharm.

„Geräuscharm“ ist ein spannendes Stichwort!

Tja (lacht). Ich lebe in Frankfurt und würde mir wünschen, dass dort mehr Leute mit dem Rad fahren würden. Das würde die Lebensqualität von uns allen drastisch erhöhen.